Registrierkassenplficht in Deutschland

Mit diesem Thema beschäftigt sich die Regierung schon seit Jahren und wird dabei immer wieder politisch ausgebremst. Doch scheinbar hat man die Pflicht nun durch eine Hintertür eingeführt. Nach der Einführung in Österreich am 01.01.2016 möchte Deutschland also am 01.01.2017 nachziehen. Demnach dürfen ab diesem Zeitpunkt nur noch Kassen eingesetzt werden, die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens 10 Jahre speichern können.

Die bisherige Aufzeichnungspflicht:

Es gibt eine grundsätzliche Pflicht jeden Geschäftsvorfall aufzuzeichnen. Diese Pflicht wurde allerdings gelockert sodass es ausreicht die Tageseinnahmen im täglichen Z-Bericht zusammen zu fassen.



Die neue Aufzeichnungspflicht:

Mit dem BMF-Schreiben (Bundesministerium der Finanzen) vom 26.11.2010 wird es zur Pflicht die Einzelbuchungen digital festzuhalten. Im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt müssen diese Daten in einem entsprechend lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Sogar die Bedienungs- und Programmieranleitungen müssen aufbewahrt werden. Wird die Programmierung im Laufe der Zeit vom Besitzer oder dem Systemlieferanten geändert, ist ein entsprechendes Protokoll aufzubewahren.

Was muss künftig nachgewiesen werden?

  • Z-Bericht
  • Einzelbuchungen
  • Zahlungsarten (Bar, Kreditkarte, Scheck)
  • Bar-Entnahmen
  • Stornobuchungen
  • Retouren

Gibt es eine Übergangsfrist?

Ja, es gibt eine Frist weil zum Zeitpunkt der Veröffentlichung nicht verlangt werden konnte, dass die Betroffenen eine entsprechende Kasse einsatzbereit haben. Die Übergangsfrist endet laut dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 am 31.12.2016 und somit tritt die neue Aufzeichnungspflicht am 01.01.2017 in Kraft. Die Frist von 6 Jahren ist bewusst festgesetzt worden und entspricht der durchschnittlichen Nutzungsdauer eines Kassensystems. Entspricht die in der Übergansfrist eingesetzte Kasse nicht den neuen Anforderungen, ist zusätzlich zu dem Z-Bericht ein Journal auszudrucken, dass die jeweiligen Einzelbuchungen enthält. Wird dies nicht gemacht, kann es im Falle einer Betriebsprüfung im schlimmsten Fall zu einer Schätzung der Bareinnahmen kommen.

Warum eine Registrierkasse?

Das vorrangige Ziel soll es sein, Umsätze weder direkt noch indirekt bzw. im Nachhinein beeinflussen zu können. Oft genannt und verdächtigt werden hier die Gastronomie- und die Friseurbranche, die unter dem Verdacht stehen Ihre Einnahmen nicht ordnungsgemäß zu erfassen um den Gewinn zu schmälern. Genau dies soll durch die Registrierkassen zukünftig verhindert werden. „Schublade auf – Geld rein – Schublade zu“ wird nicht mehr möglich sein wenn alles elektronisch erfasst und dokumentiert wird. Im Falle einer Prüfung durch den Zoll oder der Steuerbehörde ist es somit auch möglich den aktuellen Stand mit vordefinierten Daten auf Knopfdruck ausgeben zu können.

Nur Nachteil oder auch Vorteil?

Die meisten Betroffenen werden nur an die Anschaffungskosten und den vermeintlich komplizierteren Ablauf denken. Bei näherer Betrachtung sieht es aber ganz anders aus. Die Kassenhersteller und Softwareentwickler haben die Zeichen der Zeit erkannt und sich den Anforderungen beider Seiten angenommen. Somit geht es mittlerweile nicht mehr ausschließlich um die Registrierung der Einnahmen sondern z.B. auch um die Warenwirtschaft. Durch zusätzliche Module ist es möglich eine Vielzahl an Funktionen zu koppeln wie z.B.:

  • Artikelstamm / Artikelpflege
  • Lagerbestände kontrollieren
  • Bestellungen abwickeln / Wareneingang
  • Inventuren
  • Kundenstamm / Kundenpflege
  • Terminverwaltung
  • Tischreservierungen (Gastronomie)
  • Bestellungen aufnehmen und abrechnen

Ein Weiterer Vorteil der lückenlosen Dokumentation besteht darin, Abrechnungsfehler zu erkennen und zu minimieren. Durch das Registrieren der Mitarbeiter können Fehler nachvollzogen werden und vorsätzlicher Betrug wird praktisch unmöglich.

INSIKA Manipulationsschutz?

Es wird darüber diskutiert ob das INSIKA-System in Registrierkassen grundsätzlich zum Einsatz kommen soll um vor Manipulationen zu schützen. Dieses System verschlüsselt die Umsätze mit einer elektronischen Signatur, die mithilfe einer Chipkarte erzeugt wird. Diese Möglichkeit sollten Sie im Falle einer bevorstehenden Neuanschaffung berücksichtigen, denn Ihre Kasse muss ggf. entsprechend umgerüstet werden. Da die Entscheidung noch aussteht muss diese Funktion noch nicht zwingend integriert sein aber Sie könnten sich schon mal schriftlich von Ihrem Systemlieferanten versichern lassen, dass diese Umrüstung möglich wäre. Falls nicht, sollten Sie vom Kauf zunächst absehen und sich nach einer Alternative umschauen. Schließlich wollen Sie sich ja alle Möglichkeiten offen halten und nicht auf Grund einer Entscheidung eine neue Kasse kaufen müssen.


Aktuelle Meldungen zur Registrierkassenpflicht in Deutschland

  • 13.07.2016: Laut eines aktuellen Gesetzesentwurfs vom Finanzminister Wolfgang Schäuble (CDU) sollen Registrierkassen ab 2020 mit einer zertifizierten SIcherheitseinrichtung ausgestattet werden. Eine Übergangsfrist gelte bis 2022 beim Einsatz von neueren Kassensystemen. Damit verschiebt sich der Termin der geplanten Registrierkassenplficht um weitere 3 Jahre.

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